Qual è il ciclo PDCA in TQM?
Il nome completo è Plan-Do-Check-Act ed è uno dei più diffusi metodi di risoluzione dei problemi e metodologia di miglioramento continuo. Viene spesso indicato come ruota di Deming o ciclo di Deming.
Shewhart e Deming sono riconosciuti come pionieri nel movimento di gestione dellla Qualità. E’ Shewhart ha introdotto il ciclo PDSA.
Il concetto di base è che l’analisi dei dati sia una parte essenziale di qualsiasi attività di miglioramento e il controllo non implica necessariamente uno studio approfondito.
PDCA è ampiamente riconosciuto come la base per il Miglioramento Continuo della qualità dei prodotti, dei processi e dei servizi.
Viene utilizzato per verificare la fattibilità di un’idea proposta sia che si tratti di un miglioramento incrementale che rivoluzionario.
L’approccio PDCA è alla base del TQM, dello standard del sistema di gestione della qualità ISO 9001:2015, della metodologia di pensiero A3 e dello standard IATF 16949-2016 Automotive QMS.
Questa metodologia si basa su tentativi ed errori, tuttavia, continua a migliorare fino a raggiungere l’eccellenza.
E’ uno degli strumenti della Lean Manufacturing.
Le quattro fasi:
- “Pianificare” un cambiamento volto al miglioramento
- “Fare” eseguire la modifica
- “Controllare” e studiare i risultati
- “Agire”, adottare, adattare o abbandonare.
Attuazione della fase di Pianificazione
Nella fase di pianificazione sono presenti quattro sottofasi:
- Scegliere opportunità di miglioramento
- Analizzare la situazione attuale
- Identificare le cause principali
- Creare e scegliere soluzioni
Per il punto uno:
- Fai un primo elenco dei problemi
- Scrivi sempre problema/opportunità/obiettivo
- Descrivi ogni singolo problema
- Seleziona il problema da risolvere
- Analizza la situazione attuale
- Identifica le alternative di soluzione
Per il punto due:
- Definisci il processo/problema da risolvere
- Identifica il/i cliente/i
- Prepara i dati di riferimento (KPI)
- Verifica la presenza di eventuali lacune nelle prestazioni
- Esamina benchmark, standard, requisiti normativi/leggi
- Esegui prima revisione con la Direzione
Per il punto tre:
- Utilizza il diagramma di causa-effetto (diagramma a lisca di pesce o di Ishikawa) oppure dell’analisi dei “5 perchè” per identificare le cause più probabili e sensate
- Utilizza il metodo Genchi-Gembutsu
- Ricava la “causa radice”
- Esegui seconda revisione con la Direzione
Per il punto quattro:
- Genera un elenco di soluzioni direttamente collegato alla causa principale e supportato da dati oggettivi
- Brainstorming del team e processo decisionale condiviso
- Scegli la migliore soluzione ottimizzata alle Risorse disponibili
- Verifica l’effettiva potenziale efficacia delle soluzioni selezionate
- Esegui un Risk Assessment per verificare che tali soluzioni non causino effetti indesiderati
- Esegui terza e ultima revisione con la Direzione
Attuazione della fase del Fare
In questa è fase è bene eseguire un test di prova o un Pilota, per capire la bontà delle azioni da implementare su scala maggiore, per il quale è necessario:
- Definire il test
- Condivisione e formazione sono fondamentali in questa fase
- Garantire che tutte le contromisure siano state valutate
- Definire le modalità di registrazione dei dati del test
- Assicurarsi che la soluzione sia adeguatamente testata
In questa fase, sono molto utili i progetti Kaizen Week. Mini progetti concentrati in una settimana in cui si può verificare la bontà del proprio progetto generale, ma mi raccomando: sii specifico e chiaro con le persone che eseguiranno il test!
Ora è possibile, finalmente, partire con le azioni definitive ed estese.
Attuazione della fase di Verifica
Una volta concluse e cioè doipo aver eseguito e implementato tutte le azioni è importante:
- Analizzare i dati raccolti
- Trarre le relative conclusioni
Per il punto uno:
- Valuta i risultati in base ai dati raccolti
- Verifica che i dati siano oggettivi e correlati
- Convalida il processo così come è stato definito
- Sii onesto!
- Verifica se sono necessari ulteriori affinamenti o miglioramenti
Per il punto due:
- Condividi con il Team e il Cliente
- Pubblica il risultato
- Rimuovi le azioni di contenimento o limitanti provvisorie
Attuazione della fase di Standardizzazione (Act)
L’ultima fase denominata “Act” si compone di due sottofasi:
- Adottare, adattare o abbandonare l’intervento
- Monitorare costantemente
Per il punto uno:
- Prova su un altro Pilota o su scala maggiore
- Se necessario ripeti la prova
- Metti in discussione tutto il flusso – rivedi l’analisi delle cause
- Verifica se c’è necessità di nuovi studi o nuovi membri per il Team
- Rivedi le azioni in funzione dei feedback e delle esperienze maturate
Per il punto due:
- Standardizza la modifica
- Continua a monitorare i miglioramenti (non si smette mai di misurare!)
- Continua a pubblicare i risultati
In definitiva Standardizza il successo e impara dai fallimenti!
Esitono diversi strumenti utili al Ciclo PDCA, nella figura seguente un elenco non indicativo ma non esaustivo:
Buon lavoro!
Sempre a disposizione per approfondimenti….